【高效能會議】完整解析與應用 #時間管理

✅【高效能會議】完整解析與應用

1️⃣ 會議的成本與代價

• ⏳ 人力成本：5人會議1小時=5小時人力成本

• 💰 錯誤決策成本：會議沒結論，浪費時間也拖慢進度

• 📉 團隊士氣損耗：冗長沒效率的會議，會讓員工產生厭倦感

✅ 建議：會議前請確認「有無非開不可」的理由，可以 LINE、系統討論取代的，請不要召開！

2️⃣ 會議成敗的關鍵影響因素

• 會議目的不明 → 無共識

• 會議流程鬆散 → 發散討論

• 沒有人負責結論 → 不落實

✅ 建議：使用會議開場範本（說明目的＋時間限制＋誰負責記錄與結論追蹤）

3️⃣ 會議主持人的重要性

• 主持人角色是「進度控」與「焦點集中者」

• 要懂得拉回重點、時間控管、情緒管理

✅ 建議主持技巧：

• 用「確認語」引導：如「我們目前的共識是…」

• 適時中止爭議：「這部分會後另約討論，現在先回到主題」

4️⃣ 會議規劃與執行程序要點

1. 明確議題與目標（設定最多三個）

2. 發出會前通知與簡報資料（至少提前1天）

3. 安排紀錄者、時間控

4. 時間分段進行（每主題10-15分鐘）

5. 訂結論、交辦事項、確認誰負責與完成時間

✅ 小工具：可用 Google 日曆＋共用簡報＋創點行銷會議管理模組自動記錄進度

5️⃣ 會議進行中的衝突處理

• 表達理解 → 歸納共識 → 聚焦目標

• 練習「同理+轉折」說話技巧：
  　例：「我理解你的擔心，但這個階段我們先嘗試第一版本，看數據再調整」

6️⃣ 會後有效追蹤與評估

• 24小時內寄出會議記錄

• 明確列出「負責人、完成時間、執行方式」

• 可用簡易KPI或「會議結果追蹤表」評估落實率

✅ 建議工具：創點行銷網站系統的「追蹤分析模組」＋LINE自動通知

⏳【時間管理與會議的五大陷阱與技巧】

(1) 誰偷走主管的寶貴時間？

• 無效會議、重複交辦、臨時插入任務

✅ 解法：建立【時間封鎖原則】，主管每天保留「不開會1~2小時」進行策略思考

(2) 最常見的時間陷阱

• 會議沒有結論

• 冗長的會議報告

• 無關人員出席太多

✅ 解法：設「限定人數＋限定主題＋限定結論」的三限定原則

(3) 時間管理的優先順序（四象限）

✅ 建議每次會議開始前，花3分鐘分類議題到象限上，幫助主持聚焦

(4) 授權的訣竅

• 明確交代三點：

  1. 任務內容

  2. 預期結果（KPI）

  3. 完成時間與回報方式

✅ 加分做法：善用【自動追蹤任務表單】或 LINE 通知提醒功能

(5) 工作的SMART原則

• Specific（具體）

• Measurable（可衡量）

• Achievable（可達成）

• Relevant（相關性高）

• Time-bound（有時限）

✅ 每次交辦任務請符合以上5點，避免模糊與重工