時間管理｜規劃應用篇 #善用工具篇 #時間管理

✅【時間管理｜規劃應用篇】

1️⃣ 80/20法則的時間應用

• 關鍵概念：80%的成果來自20%的行動

• 應用：分析自己每天的「高價值行為」與「低效時間」，將精力集中在高產值任務上
  ✅工具建議：使用「時間使用分析表」統計一週時間分布。

2️⃣ 三抓三放的效率原則

• 三抓：抓重點、抓效益、抓主動

• 三放：放拖延、放完美主義、放無關緊要
  ✅建議：每天寫下「我今天一定要抓的3件事」與「可以交給別人或延後的3件事」

3️⃣ TIME時間管理的四字訣

• T - Target（目標）：明確目標

• I - Involve（投入）：全神貫注執行

• M - Measure（衡量）：持續檢視成果

• E - Evaluate（評估）：優化流程

✅應用：適合用來檢視專案或每週計畫的管理流程。

4️⃣ 時間管理的自我評量

• 可設計一張問卷：例如你是否常加班？是否拖延？是否會規劃每日任務？
  ✅建議：可使用 Google 表單 或紙本進行團隊自評。

5️⃣ 工作時間計畫的設計

• 使用「每日行程表」＋「週目標設定表」

• 將高能時間安排關鍵任務，低能時間處理例行雜務。

6️⃣ 有效處理干擾的方法

• 關通知、分時段處理簡訊/LINE

• 安排「無干擾時段」（例如上午9~11點）
  ✅工具：使用 Pomodoro 番茄鐘技巧＋時間鎖定App（如 Forest）

7️⃣ 自我管理效率的提升

• 建立「儀式感」（早起規劃、睡前檢視）

• 訂定每日成就感小任務，提升動力
  ✅工具：Notion、行事曆、晨間日誌

8️⃣ 緊急與重要的四象限法則（愛森豪矩陣）

✅應用：把每個待辦事項分類進四象限，決定處理順序

9️⃣ 雜務的處理原則

• 列為低優先，集中「雜務處理時段」一併處理

• 若可委派，直接交給助手或使用系統（自動發票、AI客服）

🔟 危機處理原則

• ABC原則：A處理立即危機、B控制損害、C長期解決方案

• 建立「危機應對SOP」

✅【善用工具篇】全面解析與建議應用

🗂️ A. 工作計畫表

• 功能：清楚列出每週/月/季的主要任務、目標與執行人

• 建議格式：

  • 任務名稱｜負責人｜起迄日期｜狀態｜備註
    ✅工具：Excel、Google Sheet、自動任務系統（如創點行銷系統內建）

🔥 B. 緊急與重要分析表（時間四象限表）

• 用來判斷工作優先順序

• 建議每日早上5分鐘盤點今日任務，歸類進四象限
  ✅ 建議工具：Notion模板、A3四象限白板或印刷卡片

🧠 C. 九宮格戰力分析表

• 分析你的「資源、技能、人脈」配置狀況

• 建議三軸：技能層級 × 使用頻率 × 商業價值
  ✅應用在自我成長規劃／團隊人力盤點／接案評估

🧹 D. 雜務排除分析表

• 把每天的「干擾源」、「可外包任務」、「重複低價值任務」列出

• 做「雜務消滅行動」：委派、簡化、刪除、系統自動化
  ✅導入：創點系統的【自動發票、定時上架、會員通知】等功能

🧾 善用效率手冊：如何發揮出 80% 效力？

📒 效率手冊=個人行動中樞系統（GTD+計畫+回顧）

1. 計劃區：月/週/日目標與任務分解

2. 進度追蹤區：KPI追蹤、任務完成情況

3. 靈感區：隨時記錄創意與反思

4. 回顧區：週回顧＋月總結＋學習筆記整理

✅建議：搭配數位工具如 Notion / Google Keep / OneNote

🧩 總結是反思的開端，如何有效複習？

🔄 每週30分鐘安排「學習週盤點會」：

• 本週學到什麼？應用在哪？還有什麼問題？

• 利用心智圖法或康奈爾筆記做整理

✍️ 康奈爾筆記法：思維模組化利器

📝 筆記分為三區：

1. 主體筆記區：課堂重點

2. 關鍵字/提問區：旁邊寫下提示或關鍵問句

3. 總結區：課後用一句話總結吸收重點

✅ 適用於：課程筆記、會議記錄、閱讀紀錄

💡 靈感筆記 = 靈感的收集瓶

• 建議搭配手機筆記App（如Evernote、Notion）

• 分類標籤如：「創意文案」、「商業點子」、「課程靈感」

📚 會學習 ≠ 會閱讀，擁抱讀書的力量（如智者）

1. 設定年度/季讀書主題（如行銷、領導、時間管理）

2. 一本書用3頁筆記吸收關鍵知識：摘要、應用、反思
   ✅ 建議工具：使用讀書地圖＋重點標籤筆記

🎤 會用演講筆記 = 成功一半

• 使用「三段式」設計筆記（開場｜內容｜結尾Call to action）

• 整理重點語句、數據與故事點
  ✅ 建議用「演講版心智圖」或「逐字演講稿＋彈性段落卡」

🌍 旅行筆記 = 行走中的戰略思維

• 行前目標設定：為什麼這趟旅行？想學到什麼？

• 每天記錄：見聞、思考、靈感、轉折（不只是打卡）
  ✅ 適合創業者、講師、內容創作者使用「走讀式學習」

🤝 社會資本：管理人脈關係的利器

• 你的人脈資產 = 能「信任你」+「能為你說話」+「有交集可合作」的人

• 用九宮格法管理人脈層級（核心夥伴 / 合作聯盟 / 資訊型連結）
  ✅ 建議：每月1次回顧並維繫「關鍵20%關係」

🎓 微課學習的「精學體系 & 泛學體系」

• 精學體系：針對主軸技能深入學習（如：SEO、影片剪輯、提案技巧）

• 泛學體系：廣泛涉略，激發靈感與多元思維（如：哲學、心理學、跨領域）

✅ 建議比例：80% 精學 ＋ 20% 泛學，打造T型人才思維